A FENCOM, disponibiliza um auditório com capacidade para 6O pessoas, duas salas de reuniões de 4 e 6 lugares. Na Valem são oferecidas duas salas sendo uma de 15 lugares e outra de 4 lugares. Esses espaços são destinados para utilização em palestras, reuniões com fornecedores, reuniões de seus colaboradores e outros eventos. Para utilização destes espaços devem ser consideradas algumas regras básicas de utilização abaixo de forma a garantir a melhor utilização destes espaços.
NORMAS GERAIS:
As salas e o auditório só serão utilizados mediante agendamento prévio;
A reserva, condicionada a disponibilidade da agenda, deverá ser realizada através da ferramenta de agendamento online (http://fencom.space), o solicitante receberá a confirmação no seu e-mail de cadastro;
O horário permitido para a realização de eventos são de segunda à sábado das 8h às 19h. O agendamento no final de semana, deve conter a autorização da diretoria e deverá encaminhar um e-mail para: comunicacao@fencom.com.br;
Para o realizar o agendamento só será efetuado mediante o preenchimento do formulário de solicitação com preenchimento dos campos obrigatórios:
- Título da Reunião;
- Descrição da Reunião;
- N˚ Participantes;
- Horário Início;
- Horário Fim.
Caso o solicitante necessite de algum recurso para sua reunião e ou evento, o mesmo deverá solicitá-lo no ato do agendamento. Com exceção das Sala 1 da Fencom e Sala 2 da Valem, todas as demais salas já possuem os recursos instalados necessários para a realização de um evento e ou reunião a inclusão de um novo equipamento deve ser justificado na descrição da solicitação;
Os responsáveis pelo evento se responsabilizam pela entrega do local agendado em perfeitas condições de uso, assim como encontrado no momento da utilização;
Qualquer dúvida quanto a utilização dos recursos disponíveis a serem utilizado nas salas e auditório deveram ser solicitados através de um chamado a equipe de tecnologia, caso contrario o usuário se responsabiliza pela utilização indevida ou danos aos equipamentos;
As mesas e cadeiras deverão ser recolocadas nos lugares de origem antes da devolução do espaço;
Quanto a dúvidas de utilização ou erros da ferramenta space Fencom encaminhar e-mail para informática@fencom.com.br.
VÍDEO CONFERÊNCIA:
Para eventos que seja necessário a utilização de vídeo conferência o usuário deverá realizar o agendamento online da reunião com pelo menos 5 dias uteis de antecedência para que este evento seja notificado ao setor de Tecnologia. Esta exigência é para que a tecnologia possa verificar quanto a disponibilização do equipamento, bem como alocar um funcionário para acompanhamento;
Caso não tenha colaborador para acompanhar o evento a tecnologia contatará o solicitante para avaliar a melhor solução;
Para realizar a vídeo conferência o solicitante deverá além de marcar no space Fencom, abrir um chamado no deskmanger informando os participantes e seus devidos e-mails para que a TI possa encaminhar o convite da reunião. Esta reunião sempre estará limitada a um número de 20 usuários logado no software de vídeo conferência.
REUNIÕES EXTERNAS:
Toda reunião externa do qual os usuários realizar o agendamento através do Space Fencom, é importante que se necessário levar algum equipamento para realizar a reunião o mesmo deve ser selecionado em recursos e neste caso tem a necessidade de abrir um chamado deskmanager, para que o pessoal da Infra possa te disponibilizar os devidos equipamentos.
Todo equipamento que que for entregue ao usuário, no momento em que o usuário recebe os equipamentos ele deve realizar a conferencia e testes necessários.
O usuário é responsável pela entrega dos equipamentos conforme foi entregue qualquer dano ao equipamento é de responsabilidade do solicitante;
ATENÇÃO:
O responsável pelo evento deverá arcar pelos danos ao espaço físico, equipamentos e não cumprimento das normas durante o evento e deverá avisar todos os participantes sobre as normas de utilização do espaço;
Caso o evento mude de data, horário, ou seja, cancelado, pedimos que os responsáveis façam o cancelamento imediato na ferramenta space Fencom ou comunique ao administrador em caso de indisponibilidade do serviço;
